在過去的幾年里，項目檔案協(xié)同已經分為兩個不同的類別之一：事務性或協(xié)作性。顧名思義，事務性內容與企業(yè)日常使用的案例管理內容直接相關。另一方面，協(xié)作內容與人們?yōu)榉e極完成工作而跟蹤的所有與項目相關的文檔有關。

過去，這兩者都將通過企業(yè)內容管理系統(tǒng)（也簡稱為ECM）來處理。不幸的是，這導致人們試圖根據哪些技術有助于解決他們的內容問題來劃分他們的工作流程。實際上，如果根據他們正在使用的內容類型劃分工作量，事情會更有成效。

為此，任何現代企業(yè)都需要了解三種主要的內容類型：協(xié)作內容、檔案內容和交易內容。

協(xié)作內容的基石

如前所述，大多數企業(yè)使用的第一種主要內容類型與協(xié)作內容有關。也就是說，存在于人們用來更有效地在項目中相互合作的系統(tǒng)類型中的內容類型。這些系統(tǒng)的示例包括但不限于Slack、Teams甚至“老派”電子郵件協(xié)作等系統(tǒng)。

這些系統(tǒng)的目的很明確：它們應該優(yōu)化人們一起工作的方式。

問題在于，尤其是在我們目前生活在快節(jié)奏的現代時代，協(xié)作內容是最有可能隨著時間的推移而“迷失”的類型。人們在如此多的系統(tǒng)上協(xié)作處理如此多的不同文檔，以至于組織并不真正了解他們擁有什么——更不用說它恰好在哪里了。 

他們的協(xié)作內容增長速度比他們意識到的要快，加上缺乏有效的存儲和有效的分類，這意味著大多數企業(yè)很快就會留下大量的內容，并且沒有真正的方法來理解這一切。

檔案內容

這直接進入了下一個最常見的內容類型：檔案內容。這是指那些可能沒有緊迫的短期需求但企業(yè)仍然不想擺脫的文件或其他材料。

通常，檔案內容要么是從ECM解決方案中淘汰的內容，要么是從文件共享、協(xié)作解決方案和其他人們剛剛被內容超載的領域收集的內容。

為了成功管理檔案系統(tǒng)，人們需要能夠識別和分類內容，以便他們能夠確定何時最好永久處理這些內容。自動元數據分類工具對此至關重要，因為它們不僅有助于將高質量數據與低質量數據進行分類，而且還有助于刪除重復內容并解決其他挑戰(zhàn)。

交易內容時代

最后，我們得出了事務性內容的概念：即為支持所有這些不同內容系統(tǒng)而構建的項目檔案協(xié)同。Teamface企典等解決方案將最好的CRM、ERP甚至自定義案例管理系統(tǒng)結合在一起，所有這些都可以打破數據孤島，并確保企業(yè)在任何時候都能完全了解他們的企業(yè)。

這里的主要好處是員工可以在一個系統(tǒng)中工作，并且可以訪問他們需要的所有關鍵數據，無論這些數據存放在哪里。您不僅仍然保持讓人們更好地合作的好處，而且他們可以從地球上任何具有有效互聯網連接的設備遠程進行。在這里，數據從創(chuàng)建的那一刻起就被存儲在外部——這意味著隨時隨地訪問關鍵見解和其他重要文件幾乎已成定局。

最后，在選擇正確的項目檔案協(xié)同和解決方案以滿足業(yè)務不斷變化的需求時，了解您的選擇非常重要。如果執(zhí)行得當，大多數員工不應直接與項目檔案協(xié)同交互。他們不應該僅僅為了在一個文件上完成工作而使用七個不同的系統(tǒng)。

他們應該可以訪問一個點，為他們提供與內容交互和開展業(yè)務所需的一切，同時與企業(yè)的其他部分保持同步。這就是為什么像Teamface企典這樣的解決方案如此重要的原因：它們在保證這一點方面大有幫助。