人力資源信息系統(HRIS)系統對任何組織來說都是一項昂貴且耗時的承諾。因此，組織應該盡職盡責，讓適當的利益相關者參與評估和選擇過程。許多HR人力資源信息系統選擇以不同的價位提供，提供不同級別的功能。鑒于企業所做選擇的重要性，所選擇的套餐應滿足其當前的需求，并具有在可預見的未來隨著組織的發展和擴展而靈活發展。但是，預算、硬件和時間的限制會影響做出的選擇。以下是為組織做出最佳選擇的框架。

第1步：初步評估

首先，組織必須確定選擇過程是由內部人力資源資源執行，還是從一開始聘請顧問會更好地為組織服務。對于以前沒有經歷過這個過程的較小的HR部門或HR專業人士來說，這可能有點讓人不知所措，并且需要投入大量的時間。因此，如果部門有需要但沒有時間進行數據收集和評估過程，聘請顧問協助完成此過程可能是一個明智的選擇。

第2步：評估組織需求

在開始為組織選擇HR人力資源信息管理系統的過程時，人力資源專業人員應該超越人力資源部門的需求，并考慮組織的戰略計劃。處于激進增長期的組織將有與“正確調整規模”或精簡運營的組織不同的需求。考慮這些戰略計劃將有助于確保所選系統在短期內成為組織的正確選擇。

評估組織和部門的需求將是公司特定的工作。一般來說，人力資源部門的職責范圍和廣度因組織而異。有些部門會負責工資單，有些則不會。有些將有一個功能齊全的招聘部門，配備專職人員，有些則沒有。因此，每個組織的最低系統要求會有所不同。但是，每個組織都需要一個系統來收集、組織和安全維護員工數據。此外，系統必須提供標準化報告，例如營業額、解雇、新員工、EEO-1、VETS-4212和其他與合規相關的報告。

在這一點上，組織的具體要求將決定需要的功能（“需要”）與想要的功能（“想要”）。許多組織的需求將從一個集成的工資模塊或一個HR人力資源管理系統開始，該模塊將與當前的工資系統協同工作。由于福利管理的復雜性不斷增加，許多組織都需要福利模塊。這些模塊允許組織注冊員工、跟蹤和處理福利注冊和參與，并生成所需的通知。福利模塊和HR模塊的配套模塊是員工自助服務(ESS)模塊。ESS允許員工在系統中查看和更新他們的個人信息。

在需要和想要的功能之間做出選擇時，組織必須考慮系統可以改進當前程序的方式，例如新員工處理和內部調動。組織從模塊中看到的價值越大，就越有可能將其視為需要而不是想要。

組織可能希望考慮作為其HR人力資源信息系統包一部分的其他模塊是績效管理模塊、培訓和發展模塊、組織結構圖模塊、職位控制能力、考勤模塊、計時模塊、招聘和申請人跟蹤模塊以及電子表格.

第3步：評估項目參數

一旦組織完全制定了最低要求列表和其他所需功能列表，下一步就是確定項目的參數。

預算限制

組織必須確定項目的預算限制。人力資源系統有多種價位可供選擇，以適應不同規模組織的預算限制。

技術限制

還必須考慮組織的技術限制。人力資源部門應與IT部門協商，以獲取與組織技術限制相關的必要信息。組織是否有必要的服務器空間和基礎設施來處理購買的軟件產品？組織是否有IT支持人員來滿足駐留在組織服務器上的產品的需求？如果不是，組織是否應該考慮使用托管在供應商服務器上并且公司可以遠程訪問的產品？擁有遠程托管系統（稱為應用程序服務提供商(ASP)）的優勢在于，組織通常不需要內部IT支持，也不會產生額外的服務器成本，而且ASP通常具有較低的前期成本。從長遠來看，擁有ASP的缺點可能是成本更高，因為這些系統根據員工人數收費。購買駐留在內部服務器上的系統通常會導致更高的初始投資，但隨著時間的推移可能會變得更具成本效益。

時間限制

組織應評估任何特定的項目時間限制。人力資源日歷上的其他項目或年度活動（例如公開招生和績效評估）可能會限制人力資源人員在整個實施過程中工作的可用性。同樣，繁忙的IT日歷可能會限制對實施過程的關鍵支持人員的訪問。因此，必須確保有足夠的準備時間來完成提案請求(RFP)、技術選擇和審查以及實施過程。

第4步：根據需要和項目參數評估可用包

一旦HR確定了需求和項目參數的主列表，它應該開發一個初步的電子表格評級矩陣來衡量可用產品的產品和限制。接下來，HR應該獲取有關各種可用產品的規格和定價信息，并將它們與它創建的與定價和最低要求相關的參數進行比較。大多數信息都可以通過互聯網搜索獲得。但是，特定的定價信息可能需要直接聯系銷售和服務多種產品的供應商或顧問。

可以在電子表格的左側列出特定的需求和要求，并且可以在頂部添加要評估的供應商和產品。要求和測量的示例列表可能如下所示）

與薪資系統集成（或組合HR/薪資包）

績效管理

計時和考勤跟蹤

報告功能，標準和自定義

申請人跟蹤

工作和薪酬歷史

福利管理

員工自助服務

電子表格處理

培訓管理

與總賬的集成/接口

培訓要求

年度支持

實施時間表

硬件要求

每月費用

總成本

投資回報率(ROI)

在這些需求領域中的每一個中，可能有多個更具體的需求。例如，在培訓管理要求下，雇主可能包括跟蹤所需和完成的培訓、記錄教育成就、記錄外部培訓和認證、安排內部培訓課程以及跟蹤符合報銷條件的教育課程的功能。

在最初消除不符合組織需求的軟件包和提供程序之后，是時候對其余選項采取更批判的態度了。盡管有幾個軟件包可能提供計時選項，但每個軟件包都可能具有更適合組織及其能力的局限性或效率。例如，對于經常出差或有大量遠程辦公的員工來說，擁有在線計時系統可能更有價值。在制造環境中，基于時鐘的系統可能更有效，在這種環境中，所有員工都通過特定的入口和出口門戶，并且所有工作都在現場進行。使系統可用性與組織的需求相匹配將有助于確保獲得更好的投資價值。

第5步：選擇項目委員會

初始和二次評估過程完成后，應為HR留下三到七個符合組織需求的包。在這個過程中，HR應該組織一個項目委員會來查看超出HR部門范圍的項目。關鍵利益相關者可能因組織而異，但審議和評估委員會至少應包括以下部門的成員：

工資/財務/會計

人力資源

績效管理

培訓

招聘

操作

運營團隊成員可能會提供有關使用這些工具的價值和挑戰的重要日常觀點，并可能揭示可能在實施時成為問題的擔憂。此外，幫助運營代表了解軟件中關鍵報告和跟蹤機制的價值以及對生產力的潛在影響也可能在實施時帶來好處。IT小組可能希望讓來自IT安全、網絡、組織網站和硬件等領域的多個代表參與審查項目。

第6步：征求建議書(RFP)

從四到七個軟件包和供應商的列表中，組織將希望提供詳細的RFP，以尋求對該業務的投標。

供應商應滿足HR制定的最低要求，并愿意在90到180天內保持價格點。RFP應包括有關組織的信息以及項目規范，例如最低要求、預算限制以及有針對性的選擇和實施時間表。組織應向不少于四家供應商提供RFP，因為某些供應商可能無法滿足某一方面或另一方面的特定需求。

第7步：演示和評估

收到RFP回復后，HR應選擇三到四個供應商到現場進行演示。系統的復雜性和最低要求清單將影響HR應為演示安排的時間長度。項目委員會的每個成員都應該能夠參加演講并提出相關問題。HR可以使用最低要求清單為演示創建檢查清單，以確保每個項目都得到充分解決。記分卡還可能包括原始組織需求評估列表中的部分或全部所需項目，這些項目可能在評估過程中充當“決勝局”項目。軟件記分卡的其他HR項目將是對系統導航、幫助功能、數據輸入功能、報告和數據表功能以及搜索功能的審查。

委員會成員應利用這個機會提出問題并充分探索軟件中可能存在潛在挑戰或困難的任何方面。他們可能還想探索從頭到尾在系統中記錄新員工的過程，以獲得HR和工資單的視角。從IT角度來看，其他項目可能包括硬件要求、安全協議、遠程訪問功能和要求。運營團隊成員可能希望包括日常使用的員工/經理可訪問屏幕的演示。

最后，委員會成員應考慮和評估在RFP和演示過程中提供的服務。盡管在此過程中周到的服務可能并不總是表示購買后的優質服務，但在RFP和演示過程中未能做出響應應引起一定程度的關注，并應影響對軟件的整體評估。

在演示后不久，最好在當天或接下來的兩到三天內，人力資源部應與評估委員會召開一次匯報會議。在這次匯報中，委員會成員將在他們的記分卡上分享結果，并提出任何問題。團隊成員還將討論軟件如何滿足或超過組織的要求。對每個軟件包演示重復此評估和匯報過程。

第8步：在決賽選手之間進行選擇

一旦HR將套餐列表減少到兩三個最終候選人，HR應盡可能進行參考檢查和現場訪問。入圍的供應商應該能夠提供使用組織正在評估的產品的當前客戶的列表。如果可能，一些委員會成員可能希望訪問客戶參考以查看正在使用的軟件并提出盡可能多的問題，特別關注在匯報過程中提出的那些問題和擔憂。

在參考資料檢查和實地考察之后，人力資源部門應最后一次召集遴選委員會，結合原始記分卡結果，審查參考資料檢查和實地考察的結果。在這次會議期間，最終的供應商候選人應該相互衡量，并且團隊應該能夠在此時做出選擇決定。做出決定后，HR可以向組織的高級管理人員提出適當的建議，并附上一份概述購買理由和軟件附加值的演示文稿。

在與服務提供商談判時，組織應確保簽訂服務合同，提供持續維護、更新以滿足不斷變化的合規性需求和軟件更新，以確保與其他軟件包（例如，Windows更新、工資系統更新、會計系統更新）的兼容性。既然人力資源部已經完成了選擇HR人力資源信息系統的艱巨過程，人力資源經理的工作才剛剛開始，為軟件的實施做準備。