采購管理制度是指以文字的形式對采購組織工作與采購具體活動的行為準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)規(guī)范等做出的具體規(guī)定。

　　為了規(guī)范采購工作，提高采購工作的效率，我們必須建立健全多種采購管理制度，以此作為采購人員與采購部門的工作準(zhǔn)則與行為規(guī)范，以保證采購工作健康、有序、高效地運行，從而圓滿地完成采購任務(wù)，滿足企業(yè)其他部門對采購業(yè)務(wù)的要求。

　　采購管理的主要制度有采購領(lǐng)導(dǎo)制度、經(jīng)濟責(zé)任制度、監(jiān)督制度和民主管理制度。

　　1、采購領(lǐng)導(dǎo)制度

　　采購領(lǐng)導(dǎo)制度，即采購決策制度，按采購什么、采購多少，什么時候采購等決策權(quán)屬于哪一級來劃分領(lǐng)導(dǎo)制度。具體有三種：

　　(1)集中制

　　采購的決策權(quán)集中于總公司，其他分公司或分廠無權(quán)采購，適用于小企業(yè)或分公司(分廠)較集中的企業(yè)采用，集中制的特點是：① 采購數(shù)量大，能享受數(shù)量折扣，降低進(jìn)價;② 集中采購，統(tǒng)籌安排，可節(jié)約大量人力、物力、財力;③ 目前一些連鎖店大都采用這種決策制度，例如日本的八佰伴集團就曾采用這種決策制度。

　　(2)分散制

　　將采購的決策權(quán)分散于各個分公司或分廠。一般大規(guī)模企業(yè)，且分公司(分廠)分散在各地，企業(yè)的各分公司(分廠)所需的物資差異較大時，企業(yè)常采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度，采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度能充分調(diào)動分公司(分廠)的積極性，減少了內(nèi)部物資的調(diào)撥手續(xù)，但不利于采購資金的統(tǒng)一管理，浪費人力、物力、財力，無法享受價格優(yōu)惠，使進(jìn)價較高。

　　(3)混合制

　　若企業(yè)的分公司(分廠)的所需的物品相同，且采購金額較大時，由總公司統(tǒng)一采購，對于各分公司間有差異的、金額較小的、臨時性采購的物品由分公司自行采購。這樣，一方面能使采購資金較合理地統(tǒng)一管理，又能調(diào)動各分公司的積極性，及時滿足經(jīng)營的需要。

　　2、經(jīng)濟責(zé)任制度

　　經(jīng)濟責(zé)任制是按照客觀經(jīng)濟規(guī)律的要求，以提高經(jīng)濟效益及服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo)，科學(xué)地確定相關(guān)部門、人員經(jīng)濟職責(zé)、利益權(quán)力的一項管理制度。明確經(jīng)濟責(zé)任制，有利于維護采購隊伍的良好的工作秩序，提高工作效率，講究經(jīng)濟核算，從而提高經(jīng)濟效益。采購部門的經(jīng)濟責(zé)任制度通常有以下幾方面：

　　(1)崗位責(zé)任制

　　崗位責(zé)任制是采購制度的中心環(huán)節(jié)。建立與健全采購崗位責(zé)任制，能做到采購部門人人有職責(zé)，事事有人管，目標(biāo)清楚，責(zé)任明確，工作有條不紊，加強職工責(zé)任感，調(diào)動工作積極性，發(fā)揮其聰明才智;可以堵塞工作漏洞，保證采購工作的良好秩序。

　　雖然不同類型的企業(yè)采購，崗位責(zé)任制不盡相同，但一般采購部門內(nèi)設(shè)有不同的崗位，不同崗位確定有不同的職責(zé)。結(jié)合采購工作的實際，我們認(rèn)為采購部門的人員應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)有：

　　采購主管和計劃人員的職責(zé)是：① 制定采購計劃;② 制定和修訂采購制度;③ 統(tǒng)籌安排采購資金;④ 監(jiān)督和考評采購人員，并指導(dǎo)其工作;⑤ 合同的審議和管理;⑥ 決策購進(jìn)業(yè)務(wù)活動，以提高經(jīng)濟效益;⑦ 組織領(lǐng)導(dǎo)采購人員搜集市場信息，預(yù)測可供貨源及其趨勢，為企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀;⑧ 指導(dǎo)采購人員與供應(yīng)商搞好關(guān)系。 一般采購人員的職責(zé)是：① 貨源、價格、服務(wù)等市場調(diào)查;② 與供應(yīng)商談判，確定有關(guān)事項，如價格、質(zhì)量、交貨期及結(jié)算條件等;③ 催貨;④ 處理退貨、索賠;⑤ 發(fā)票的核對與付款;⑥ 辦理物品入庫手續(xù);⑦ 與供應(yīng)商建立良好關(guān)系;⑧ 搜集調(diào)撥信息，預(yù)測可供資源及其趨勢，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考;⑨ 節(jié)省購進(jìn)費用支出，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

　　(2)采購費用承包制

　　這是采購部門加強經(jīng)濟核算的一種形式，在實際工作中，許多企業(yè)的采購費用大大超過正常的費用水平，造成采購環(huán)節(jié)經(jīng)濟效益低下，從而也影響了整個企業(yè)經(jīng)濟效益的提高。因此，用制度的形式來控制采購費用的開支水平顯得尤為重要。

　　采購費用承包制是將采購費用指標(biāo)落實到每一個崗位、每一個采購人員身上，只允許其在規(guī)定的費用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)開支費用，從而控制采購費用支出。 實際操作過程中，可以用相對數(shù)來控制，如規(guī)定采購每噸商品的費用額或每百元商品的費用額等。也可以用絕對數(shù)來控制，如規(guī)定采購部門在按要求完成采購任務(wù)的前提下，每月的采購總費用水平，對于超支的部門由采購部門、采購員自己承擔(dān);對于節(jié)支的部分可由采購部門、采購人員自行分配，以激發(fā)其工作責(zé)任感。

　　3、獎懲制度

　　為了調(diào)動廣大采購人員的工作積極性，充分發(fā)揮他們的聰明才智、努力干好本職工作，企業(yè)應(yīng)該建立與健全各種形式的獎懲制度以真正體現(xiàn)“干多干少不一樣，干好干壞不一樣，干與不干不一樣，干輕干重不一樣”的分配精神。對于一些成績突出、工作勤奮踏實的采購人員應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫剟?對于那些工作散漫、績效較差，甚至給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失的采購人員應(yīng)進(jìn)行必要的懲罰，甚至清除出采購隊伍。

　　在建立獎懲制度時應(yīng)注意兩點：一是把握好“刺激度”，即拉開檔次，不搞平均主義，要獎得高，罰得重，使獎懲措施真正起到激勵的作用。另一方面要注意多種獎懲方法相結(jié)合，根據(jù)心理學(xué)理論，人的需求是多方面的，物質(zhì)獎勵只能滿足職工物質(zhì)方面的需要，過分強調(diào)物質(zhì)刺激，會產(chǎn)生“一切向錢看”的錯誤觀念，其作用必然有限。我們提倡物質(zhì)獎勵與其他獎勵形式的配合，如精神鼓勵(評先進(jìn)、表揚、提干等)。對于懲罰來講也是如此，可以罰款，亦可行政處分，甚至開除公職，這樣獎懲制度才真正有效。

　　4、監(jiān)督制度

　　貫徹采購制度必須堅持嚴(yán)格監(jiān)督與考核，沒有嚴(yán)格的監(jiān)督，采購制度就會流于形式，嚴(yán)格的監(jiān)督是以科學(xué)考核依據(jù)為基礎(chǔ)的。在實際工作中監(jiān)督的方法包括三種：一是由采購負(fù)責(zé)人對各部門組織和職工個人執(zhí)行情況進(jìn)行縱向檢查;二是組織有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行橫向聯(lián)合檢查;三是個人自查。

　　在制定監(jiān)督制度時，要注意把握兩個方面：一是對權(quán)力的使用和監(jiān)督，檢查是否有濫用職權(quán)、借采購之機以權(quán)謀私的現(xiàn)象;二是對應(yīng)負(fù)責(zé)任的監(jiān)督與檢查，檢查責(zé)任是否落實到每個單位、每個人，或是否有職責(zé)不清、相互推諉的現(xiàn)象。

　　5、民主管理制度

　　實現(xiàn)民主管理制度是現(xiàn)代企業(yè)的重要趨勢，國有企業(yè)的性質(zhì)決定了民主管理是一項基本制度。采購部門同樣應(yīng)強調(diào)民主管理。實行民主管理，可以較好地把民主與集中結(jié)合起來，調(diào)動職工的積極性;可以集中廣大采購人員的智慧，集思廣益，共商大計;可以密切干群關(guān)系，克服官僚主義、瞎指揮;也可以有利于解決采購部門內(nèi)部的矛盾與爭端，促進(jìn)采購部門的安定團結(jié)。

　　建立企業(yè)采購管理制度，可以明確各崗位、各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)及相互關(guān)系;明確采購人員的業(yè)務(wù)操作要求，從而有利于加強考核;有利于在采購部門貫徹按勞分配制度，有利于激發(fā)職工的責(zé)任感與事業(yè)心。

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