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工程合同管理軟件能解決企業(yè)哪些問題?

發(fā)布人:Teamface(Mavis)     發(fā)布時間:2019-12-04 18:12:59

合同是企業(yè)從事經(jīng)濟活動取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶,同時也是產(chǎn)生糾紛的根源。合同管理是企業(yè)依法進行合同簽署、履行、變更、歸檔、統(tǒng)計的全過程管理。企業(yè)加強合同管理,對企業(yè)的經(jīng)營成敗有著密切關系。因而,合同管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容,搞好合同管理,是維護企業(yè)合法權益的最基本要求。但在當前企業(yè)的合同管理過程中,仍存在以下問題:
 1、合同資料混亂,過于分散,匯總困難

在很多企業(yè)當中,合同資料沒有得到足夠的重視。缺乏專人管理,導致合同資料分散,難以匯總,長期以往,企業(yè)的合同資料往往混亂不堪。

2、合同保存不當,易遺失,且查找不便

大多數(shù)企業(yè)仍在使用紙質(zhì)合同存檔,存儲不僅需要更多空間,同時,文件容易受外界環(huán)境的破壞,如發(fā)霉發(fā)黃、受潮受損,蚊蟲叮咬等。傳閱起來容易遺失,無法追蹤,尤其是數(shù)量多的情況下,紙質(zhì)文檔查找相當費時,嚴重影響辦事效率。

雖然有些企業(yè)喜歡用Word文檔將合同這類重要信息存儲在個人電腦端。但電腦容易發(fā)生故障,合同信息容易丟失,且很難找回。更嚴重的是,電腦缺乏安全保護機制,無法有效規(guī)避他人偷竊合同數(shù)據(jù)、仿冒篡改合同,易造成企業(yè)巨大經(jīng)濟損失。
3、合同審批流程復雜,效率低下

企業(yè)為了防止合同內(nèi)容出錯,會在合同審核方面增加繁瑣的審批流程,導致合同批復效率低下,流轉(zhuǎn)速度慢。審批人外出時,合同審批將因此而停滯,導致員工工作無法順利開展。

4、合同進度難以監(jiān)督把控

對于企業(yè)管理者,想要了解合同進度,只能一次次向員工詢問情況,相當被動。而員工卻不一定能體諒你的用心,反而覺得你監(jiān)督太多。兩不討好。
 5、缺乏合同提醒機制

 企業(yè)的合同即將到期或者過期了,經(jīng)常難以被察覺,合同不能及時續(xù)約,或及時終止服務提供。易造成公司資源浪費,嚴重者或引起重大經(jīng)濟損失,企業(yè)經(jīng)營風險高。

6、合同安全性無保障

合同屬于企業(yè)的機密性文件,無論是紙質(zhì)合同還是電子合同,傳閱過程中無法進行有效監(jiān)管,合同文件的安全性毫無保障。

 Teamface如何解決合同管理難題?
 
一站式合同管理,更加便捷:

Teamface合同管理支持自動歸檔,一站式匯總,合同在線編輯、更新、審批、簽署、履行、到期等所有數(shù)據(jù)實時自動保存在云端。合同簽署時間,經(jīng)辦人、授權人、審核人以及合同金額等信息一目了然,企業(yè)管理者可隨時隨地在線查閱、上傳/下載,省去了傳統(tǒng)管理方式中需要手動分類、歸檔等繁瑣操作,提高了合同管理的便攜性。
 
合同審批更高效:

Teamface合同審核不受時間、地域限制,通過電腦、手機等設備,可隨時隨地進行電子審批,實現(xiàn)合同的高效快速流轉(zhuǎn),提高合同簽署效率,幫助企業(yè)大量節(jié)省時間及人力成本。而且,針對不同的合同金額,Teamface系統(tǒng)可設置不同的審批流程。這種審批分流方式將大大提供企業(yè)的審批效率。
 電子簽名更安全:

Teamface合同管理支持在線手寫簽名,同時,Teamface可根據(jù)合同的狀態(tài)進行相關權限設置,確保電子合同在存儲過程中不被篡改。由于Teamface系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲在云端,企業(yè)無需擔心合同被毀、被竊、損壞、發(fā)霉等意外狀況發(fā)生。電子合同可徹底避免合同被篡改、冒簽、丟失等引發(fā)的合同糾紛隱患,企業(yè)更有保障。
 
系統(tǒng)自動提醒,合同進度全程可視化:

當合同即將到期時,Teamface系統(tǒng)將自動推送消息提醒,及時跟進合同續(xù)約,合法保障企業(yè)權益。管理者通過Teamface合同管理可查看所有合同當前的狀態(tài)、進度及簽署過程,授權人等信息,出現(xiàn)問題直接責任到人,管理無死角。
 
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