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?預(yù)算管理系統(tǒng)自動(dòng)化和簡化預(yù)算管理，例如為每個(gè)部門收集和組織預(yù)算?？赡苡泻芏喙臼謩?dòng)使用 Excel 等。通過使用預(yù)算管理系統(tǒng)，不僅可以提高組織和管理的效率，還可以增加或更改措施以更快地實(shí)現(xiàn)預(yù)算。Teamface企典將解釋云服務(wù)等預(yù)算管理系統(tǒng)的功能以及如何選擇它們。

什么是預(yù)算管理系統(tǒng)？

我們將簡要檢查預(yù)算管理并解釋預(yù)算管理系統(tǒng)的特點(diǎn)和引入它的優(yōu)點(diǎn)。

預(yù)算管理工作及預(yù)算管理制度

預(yù)算管理可大致分為三項(xiàng)任務(wù)：預(yù)算編制、預(yù)測(cè)/分析和改進(jìn)措施建議。
可以說是支撐PDCA循環(huán)的P（計(jì)劃）、C（評(píng)估）、A（改進(jìn)）的核心業(yè)務(wù)。
本文解釋了用于預(yù)算管理的 PDCA 的詳細(xì)信息。
由于需要跨多個(gè)領(lǐng)域和部門管理和更新雜項(xiàng)信息，因此很難像過去那樣使用Excel進(jìn)行管理來提高效率，并且存在易于個(gè)性化和難以維護(hù)安全性等缺點(diǎn)。預(yù)算管理系統(tǒng)通過對(duì)信息的集中管理，緩解了這些困難。

引入預(yù)算管理系統(tǒng)的好處

與傳統(tǒng)的預(yù)算管理方法相比，預(yù)算管理系統(tǒng)具有以下優(yōu)點(diǎn)。

有效的預(yù)算計(jì)劃

在自下而上的預(yù)算計(jì)劃中，每個(gè)部門估算預(yù)算并在部門和業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的級(jí)別匯總。由于預(yù)算管理系統(tǒng)會(huì)在您輸入預(yù)算數(shù)據(jù)后自動(dòng)匯總數(shù)據(jù)，因此與 Excel 中的匯總工作相比，您可以節(jié)省大量時(shí)間并減少錯(cuò)誤。
通過與會(huì)計(jì)系統(tǒng)和 Excel 連接，可以自動(dòng)將預(yù)算數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)。
可以從自上而下的角度簡化預(yù)算計(jì)劃，因?yàn)榭梢栽谌魏渭?jí)別（例如部門、部門或分支機(jī)構(gòu)）集中掌握預(yù)算提案。
 

預(yù)算過程的可視化

可視化預(yù)算的每個(gè)部分與整個(gè)公司的預(yù)算之間的關(guān)系，從而更容易看到預(yù)算決策過程。
這使得在實(shí)地層面更容易說服自上而下的預(yù)算計(jì)劃，更容易在總體預(yù)算中定位自下而上的預(yù)算，并明確各部門的職責(zé)。有效的目標(biāo)共享將成為可能，內(nèi)部動(dòng)力有望提高。

實(shí)時(shí)把握預(yù)測(cè)與現(xiàn)實(shí)

每個(gè)負(fù)責(zé)人錄入的實(shí)際數(shù)據(jù)立即反映在系統(tǒng)中，預(yù)算執(zhí)行情況可視化。通過實(shí)時(shí)監(jiān)控預(yù)測(cè)/實(shí)際對(duì)比，可以快速干預(yù)預(yù)測(cè)/實(shí)際差距，并且可以在比以前更短的時(shí)間內(nèi)管理預(yù)算。

提高預(yù)算準(zhǔn)確性

通過分析過去的業(yè)績和預(yù)測(cè)/實(shí)際比較數(shù)據(jù)，并通過在各種條件/場(chǎng)景下進(jìn)行預(yù)測(cè)模擬，可以制定高度準(zhǔn)確的預(yù)算。

提高安全性

在 Excel 中輸入和共享預(yù)算數(shù)據(jù)時(shí)，安全性通常留給模棱兩可的管理。在預(yù)算管理系統(tǒng)中，通過對(duì)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，可以采取統(tǒng)一的防泄密措施。
近年來成為主流的基于云的系統(tǒng)可以輕松安裝和操作，因?yàn)榇蟛糠职踩头?wù)器管理可以委托給服務(wù)提供商。

預(yù)算管理系統(tǒng)功能

我們將介紹預(yù)算管理系統(tǒng)的主要功能以及預(yù)算管理工作的流程。

功能一：數(shù)據(jù)收集

它是收集每個(gè)部門/部門的預(yù)算/前景數(shù)據(jù)的功能。它主要支持形成自下而上的預(yù)算。

部門管理、用戶管理

您可以直觀地構(gòu)建預(yù)算編制的組織結(jié)構(gòu)圖并設(shè)置各種主數(shù)據(jù)（科目項(xiàng)目等基本信息項(xiàng)目）。還有一個(gè)功能是統(tǒng)一管理參與預(yù)算管理的人力資源（用戶）的權(quán)限（他們可以操作和查看的級(jí)別）。

工作流程

它是一種管理自下而上預(yù)算的預(yù)算提交/批準(zhǔn)工作流程的功能。您可以設(shè)置從下級(jí)部門到上級(jí)部門的工作流程，并可視化整體進(jìn)度。還有一個(gè)功能可以自動(dòng)保護(hù)（使其不可編輯）提交的數(shù)據(jù)。

部門數(shù)據(jù)自動(dòng)采集

在每個(gè)部門/業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)輸入的預(yù)算會(huì)自動(dòng)收集并向上級(jí)部門累積。管理員可以根據(jù)權(quán)限級(jí)別查看各個(gè)級(jí)別的預(yù)算數(shù)據(jù)。

功能 2：預(yù)算

它是一種從自上而下的角度支持全面預(yù)算編制的功能。

過去結(jié)果和預(yù)算提案的匯總

部門數(shù)據(jù)最終將自動(dòng)匯總以進(jìn)行綜合預(yù)算。在綜合預(yù)算編制中，可以在比較和對(duì)比上一年度的實(shí)際數(shù)據(jù)和預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)的同時(shí)進(jìn)行審議和調(diào)整。
還可以制定和管理多個(gè)預(yù)算版本，例如基于不同假設(shè)和政策的預(yù)算，以及組織階段的預(yù)算。

綜合預(yù)算模擬

有一種預(yù)算管理系統(tǒng)擅長預(yù)測(cè)分析，可以從各個(gè)方面模擬預(yù)算。
綜合預(yù)算是損益預(yù)算（銷售、費(fèi)用、制造等）、資金預(yù)算（現(xiàn)金等）、資金預(yù)算（資本投資等）的復(fù)雜交織，很難確定各因素影響整體，很難。通過在預(yù)算管理系統(tǒng)中改變各種條件的同時(shí)重復(fù)模擬，可以制定更有效的預(yù)算。

功能三：了解預(yù)算與實(shí)際結(jié)果的差異

掌握預(yù)算與實(shí)際結(jié)果之間的差異并采取適當(dāng)措施的功能。

實(shí)時(shí)監(jiān)控

輸入的實(shí)際數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總，并實(shí)時(shí)監(jiān)控與預(yù)算的比較?？梢詮幕鶖?shù)、產(chǎn)品、賬戶等多方面把握預(yù)測(cè)與現(xiàn)實(shí)。還有一個(gè)系統(tǒng)可以根據(jù)預(yù)算設(shè)置KPI，實(shí)時(shí)管理指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)水平。

再編成

即使需要根據(jù)預(yù)測(cè)和實(shí)際比較對(duì)預(yù)算進(jìn)行重組，也可以在系統(tǒng)上快速執(zhí)行預(yù)算數(shù)據(jù)的重新提交、審批等一系列流程，預(yù)算修訂結(jié)果在各部門順利體現(xiàn)?？赡艿摹?/p>

最終表現(xiàn)評(píng)估

在財(cái)政年度結(jié)束時(shí)，例如年度和季度，根據(jù)預(yù)測(cè)和實(shí)際數(shù)據(jù)評(píng)估預(yù)算實(shí)現(xiàn)水平。您可以按部門和產(chǎn)品等各個(gè)單位和級(jí)別將評(píng)估結(jié)果可視化。

功能四：分析/評(píng)估/報(bào)告

從數(shù)據(jù)收集到預(yù)算編制、預(yù)測(cè)和實(shí)際結(jié)算、年終結(jié)算的各個(gè)階段，可以根據(jù)需要從各種角度進(jìn)行分析和評(píng)估，并詳細(xì)報(bào)告結(jié)果?？捎糜谌纹趦?nèi)的預(yù)算重組和下一任期的預(yù)算。

如何選擇預(yù)算管理系統(tǒng)

在選擇預(yù)算管理系統(tǒng)時(shí)，需要考慮以下四點(diǎn)。

從 Excel 過渡是否順利？

為了使預(yù)算管理系統(tǒng)生根發(fā)芽并從中充分受益，從現(xiàn)有方法平穩(wěn)過渡非常重要。對(duì)于使用 Excel 管理預(yù)算的公司，最好選擇一個(gè)易于從 Excel 遷移的系統(tǒng)。

與會(huì)計(jì)系統(tǒng)等的合作

通過將預(yù)算管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)（會(huì)計(jì)系統(tǒng)等）進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，可以自動(dòng)從現(xiàn)有系統(tǒng)中獲取用于預(yù)算制定和預(yù)算管理的數(shù)據(jù)，從而可以大大提高業(yè)務(wù)效率。讓我們檢查與內(nèi)部安裝的系統(tǒng)的兼容性。

模擬圖案

預(yù)算模擬要求您根據(jù)多種情況比較預(yù)算，同時(shí)考慮多種因素（銷售目標(biāo)、費(fèi)用、成本、消費(fèi)趨勢(shì)、客戶關(guān)系、匯率等）。檢查可以進(jìn)行什么樣的模式（多少種）預(yù)算模擬，并選擇適合您的行業(yè)和戰(zhàn)略的具有模擬功能的系統(tǒng)。

登錄賬戶數(shù)和公司規(guī)模

預(yù)算管理系統(tǒng)也與公司規(guī)模相適應(yīng)。您可以通過在功能、安裝形式和費(fèi)用結(jié)構(gòu)方面選擇適合您公司規(guī)模的系統(tǒng)來提高成本效益。
公司的規(guī)?？赡軙?huì)在每個(gè)系統(tǒng)的服務(wù)站點(diǎn)上明確說明。如果不是這種情況，最好看一下您計(jì)劃使用的用戶數(shù)（登錄帳戶數(shù)）與價(jià)格之間的關(guān)系，并選擇可以以合理的價(jià)格推出的服務(wù)價(jià)格。

概括

與使用 Excel 進(jìn)行手動(dòng)預(yù)算管理相比，系統(tǒng)預(yù)算管理可以大大提高效率，減少錯(cuò)誤，更容易優(yōu)化整個(gè)業(yè)務(wù)。
鑒于 Excel 已成為預(yù)算管理的中流砥柱，許多預(yù)算管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)都考慮到了從 Excel 遷移的問題，也有一些系統(tǒng)在 Excel 的基礎(chǔ)上擴(kuò)展了功能?？紤]到易于引入和操作兼容性，選擇適合您公司的系統(tǒng)。